証拠説明書、準備書面提出

現在、鳥取県を相手として行っている情報公開裁判について解説をしていますが、私は弁護士ではないため、法律的な知識については保証できません。ご質問、ご要望、ご指摘はコメント欄でお願いいたします。素朴な質問は歓迎します。
裁判では、事実関係を証明するため、あるいは裁判官が分かりやすいように証拠を提出します。証拠は裁判の途中でいつでも追加できますが、なるべく早いうちに提出するに越したことはありません。
証拠の追加はどのようにすればいいか裁判所に電話で問い合わせたところ、「証拠説明書を作ってもらえると助かる」とのことなので、早速証拠説明書というのはどんなものなのか調べて作成しました。これは、提出した証拠１つ１つについて号証（裁判では原告が提出する証拠を甲号証と言い、甲１号、甲２号…と番号を付けて識別します。ちなみに被告が提出する証拠は乙号証と言います）、品目、原本か写しか、作成年月日、作成者、その証拠で何を証明するのか、といったことを表にしてまとめたものです。
比較的新しい制度で「当事者照会」というのがあります。これは裁判所を経由せずに、原告が被告に対して、あるいは被告が原告に対して直接「当事者照会書」というものを送って期限を設けて（２週間が一般的なようです）質問に回答させるものです。当事者照会書の様式は決まっていてこういったもののようです。当事者照会は裁判をスムーズにすすめるために、あくまで事実関係を問い合わせるものなので、質問できることは限られています。
鳥取県に対して聞いてみたいことはたくさんあるので、当事者照会をしようかと思ったのですが、口頭弁論が丁度２週間後なので、「準備書面」で質問することにしました。準備書面は口頭弁論で主張したいことを記述したもので、これを裁判所と被告に提出して、なおかつ口頭弁論で読み上げる（と言っても必ずしも全て読む必要はなく「書面のとおり」と述べるだけで終わる場合が多いようです）ことで初めて書面の内容の主張をしたと見なされます。準備書面も早めに用意することに越したことはありません。口頭弁論の場で被告に手渡してもよいのですが、大抵は回答が次回口頭弁論に持ち越され、裁判が長引いてしまいます。
準備書面の提出の手続きは、被告と裁判所の両方に同じ書面を送り、被告から裁判所に受領書を送ってもらうだけです。提出方法は郵送でもファックスでも構いません。もちろん、裁判所に２通送って、１通を裁判所から被告に送ってもらうこともできます。最初に被告にファックスして、「副本直送済」とスタンプを押した書面を裁判所に提出するというのが一般的なやり方のようです。
ということで、証拠説明書、準備書面を裁判所に提出して県側担当の弁護士さんにファックスしました。しかし裁判所から「弁護士から受領書は届いたけど、まだ委任状が届いていない」「証拠書類も被告に送って欲しい」と連絡がありました。ファックスする時に「裁判所に受領書を送ってほしい」と連絡したのですが、弁護士が訴訟を担当する手続きが完了していないまま受領書を送ってしまったようです。また、証拠書類は200枚以上あるのですが、さすがにこれはファックスできないので、直接送らないといけません。昔の弁護士は、風呂敷に大量の書類を詰め込んで裁判所に通ったそうですが、こういうことなのだと思います。